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Neues Zeitwirtschaftssystem in Stadtverwaltung
Die Arbeitszeit aller Mitarbeitenden der Stadtverwaltung wird schon bald mittels eines modernen Gerätes erfasst. Vorbei die Zeiten der alten Stempelkarten, heute ist ein «Badge» in.
Die alten Geräte auf der Stadtverwaltung machen schon rein äusserlich nicht mehr den Eindruck, heutigen Verhältnissen zu genügen. Im Zeitalter der digitalen Datenerfassung sind sie auch in ihrer Funktionsweise längst überholt. Stempelkarten, die von der Maschine bedruckt und am Ende des Monats von Hand kontrolliert werden müssen, sind out. Heute wird mit Badge oder Plastikkarte im Kreditkartenformat gearbeitet – bald auch auf der Stadtverwaltung.
Die wichtigen Gründe für den Wechsel des Zeitwirtschaftssystems auf der Stadtverwaltung sind aber nicht einfach im Fortschrittsgedanken zu suchen, sondern vielmehr in der Funktionstüchtigkeit der Geräte. «Einige der Stempelkarten-Geräte sind altersschwach geworden», erklärt Beatrice Troxler, Personalleiterin der Stadt. Eines sei bereits ausgestiegen und könne nicht mehr repariert werden. «Wir brauchten somit ein neues System.»

«So geht Geld verloren»

Das bisherige Stempelkartensystem habe zu einer unterschiedlichen Handhabung geführt. «Alle Absenzen mussten von Hand auf der Karte eingetragen werden», sagt Troxler. Es konnte dann schon einmal vorkommen, dass nicht notierte Absenzen Ende Jahr im Niemandsland versandeten.

Troxler: «Wenn jemand vergass, nach dem Militär seine Erwerbsersatz-Karte abzugeben, konnten wir die Erwerbsausfalls-Entschädigung nicht einfordern, weil ich gar nicht wissen konnte, dass derjenige im Militär war. So geht Geld verloren.» Deshalb hat sich die Stadt nun für ein einheitliches, klares System entschieden, welches allen Mitarbeitenden bei der Zeiterfassung die gleichen Voraussetzungen bietet.

Ein Zeitwirtschaftssystem zu finden, das die Anforderungen der Stadt erfüllt, war gemäss Beatrice Troxler gar nicht so einfach. «Eine Stadtverwaltung ist sehr heterogen aufgebaut. Es gibt viele verschiedene Berufe mit verschiedenen Arbeitszeitverhältnissen.»

In einer ersten Phase hat eine Arbeitsgruppe der Stadt deshalb einen umfassenden Kriterienkatalog für ein neues Zeitwirtschaftssystem ausgearbeitet. «Wir haben zehn Firmen angefragt, aber nur drei konnten uns eine Offerte unterbreiten», erinnert sich Troxler. Die anderen hätten die komplexen Anforderungen einer Stadtverwaltung nicht erfüllen können.

Betroffen von der Umstellung auf das modernere Zeitsystem sind alle Mitarbeitenden der Stadtverwaltung und der Aussenstellen (Alterszentrum Haslibrunnen, Bibliothek, Polizeiwerkstatt, Stadttheater, Werkhof, Kinderheim Schoren und Schulen). «Eine Ausnahme sind die Lehrer. Als Kantonsangestellte sind sie von der Zeiterfassung ausgeschlossen. Es betrifft nur die Schulsekretariate und die Hauswarte der Schulen», präzisiert Troxler.

Pilotphase ist abgeschlossen

Nach langem Evaluationsverfahren wurde im August auf der Stadtverwaltung ein neues Zeiterfassungsgerät der Firma Zeit AG installiert, später folgen je eines im «Haslibrunnen» und im Kinderheim Schoren. Die anderen Aussenstellen erfassen ihre Arbeitszeiten direkt im Computerprogramm, das alle Daten der Zeiterfassung sammelt und speichert. Bevor die städtischen Mitarbeitenden ihre Zeiterfassung umstellen, mussten die Geräte in einer Pilotphase getestet werden.

«Dafür sind Personen mit unterschiedlichen Arbeitszeitverhältnissen ausgewählt worden», erklärt die Personalleiterin. Diese hätten mit dem alten und neuen System «gestempelt». «So konnten wir feststellen, ob im Vorfeld alle Arbeitszeitmodelle und Regelungen richtig definiert worden waren.»

Die Testphase ist nun abgeschlossen, einzelne kleine Korrekturen hätten sie vornehmen müssen, sagt Troxler. Im November stehen zuerst Schulungen für die Vorgesetzten und dann für alle Mitarbeitenden des Verwaltungszentrums an. «Geplant ist, im Verwaltungsgebäude am 1. November mit den neuen Geräten zu starten.» Bis alle Aussenstellen dem neuen System angeschlossen sind, wird es Anfang 2008.